Jeff Shuey


비즈니스 개발 매니저, 워싱턴 시애틀 
 




마이크로소프트의 CEO 스티브 발머가 LA의 마이크로소프트 월드와이드 파트너 컨퍼런스에서 했던 말과 반대로… … 지금도 종이가 중요하며, 종이는 자산입니다.

발머가 유력 일간지를 소유한 어떤 고객에게, "제 나이가 많은 가봐요. 아직도 종이를 중요한 것처럼 보고 있는 걸 보면" (출처: 시애틀 타임즈)
라고 농담했다는 소리를 들었고, LA의 #WPC11 이벤트 기간 중인 7월 11일에 다음과 같은 코멘트가 라이브로 트윗에 올라왔습니다.

 



잠시 생각해보죠. 종이에는 두 가지 종류가 있습니다.

• 추억 – 정서적 이유로 보관하고 싶어하는 것들. 출생증명서, 학위증, 사진 등
• 사업 – 워크플로우의 일부이고, 분이나 년으로 측정할 수 있는 수명을 가지고 있는 것이 대부분. 이들을 효과적으로 추적, 관리해야 합니다.

종이는 사라지는 것이 아닙니다.

20년이나 30년 안에 정말로 종이 없는 사무실 (아마 날으는 자동차까지)을 가지게 된다면, 우리는 정말로 어마어마한 일을 해낸 것입니다. 사람들은 계속해서 점점 더 많은 종이를 소비하고 있습니다. 통계도 이 사실을 지적하고 있으며 이에 관한 포스트가 종이 없는 사무실 (The Paperless Office)에 나와 있습니다.

스티브에게 묻는 질문---

전화 주세요. 마이크로소프트 환경에서 종이 기반 자산을 효과적, 효율적으로 관리하는 방법에 대해 얘기를 나눠봅시다.

힌트: SharePoint는 뛰어난 문서 관리 플랫폼입니다. 그것이 디지털로 스캔되는지, 디지털로 탄생된 것인지는 상관 없습니다.

 


이것이 제가 SharePoint's Next Billion Dollars 에 대해 포스트를 쓰게 된 이유입니다.



문서 캡처가 비즈니스를 유도하다

문서 캡처라고도 하는 스캐닝과 더 큰 그림의 ECM 세계는, 마이크로소프트와 마이크로소프트의 파트너 에코시스템에게 중요합니다.

왜 그럴까요? 매 단계마다 수 많은 마이크로소프트의 제품들, 예컨대 클라이언트와 서버, 클라우드로 이어지기 때문입니다!(마이크로소프트는 전천후입니다!)

ECM 에코시스템에 내재되어 있는 몇몇 마이크로소프트 제품들이 아래 나와 있습니다. 마이크로소프트는 ECM 분야에서 중대한 기회를 맞고 있습니다. 파트너들도 역시 중대한 기회를 맞고 있습니다.

 

서버

SharePoint

SQL Server

Windows Server

FAST

클라이언트

Windows 7

Windows Phone 7

Bing

Office 2010

클라우드

Azure

Azure Services

Office 365

Skype
has Potential


제가 진지한 걸까요?
저는 낙관적인 관점에서 이 포스트를 썼습니다. 저는 스티브 발머와 마이크로소프트가 종이의 가치를 알아보게 될 것이라 낙관합니다. 마이크로소프트가 ECM 분야에 대해 관심을 갖게 된다면 고객과 파트너 커뮤니티를 위해 일하게 될 것이라 봅니다. 그래서 저는 아주 진지하게 스티브 발머와 마이크로소프트에게 공개 제안을 한 것입니다.

주: 누구나 참가할 수 있습니다. 연결을 통해 수 십억 달러의 기회에 대해 생각해보자는 이 제안은 파트너들에게도 역시 유효합니다.


스티브와 마이크로소프트에게 보내는 제안


마이크로소프트가 종이를 없앨 수 있도록 우리 회사가 도와 드리겠습니다.

우리 모두 세계 최고의 기술을 몇 가지 가지고 있습니다. 굳이 톱 브랜드 둘을 언급할 필요도 없습니다. 우리 파트너 네트워크의 단결력과 우리의 막강한 (거점) 고객층만 있으면, 변화를 이루어낼 수 있습니다.

o 상상하라 ... 우리는 달라질 수 있습니다.


o 기억하라 – 마이크로소프트의 1 달러는 파트너들에게 $7.85로 이어집니다.

o 보너스 – ECM이 제대로 행해진다면 그것은 녹색이다


어떻게 생각하십니까?

o 스티브 발머가 옳을까요? 종이가 사라질까요? (별 생각 없는 말장난) o 앞으로 20년 내에 종이 없는 사무실이 오게 될까요?
o 추억의 종이와 사업상의 종이는 계속 존재하게 될까요?


현실 확인

스티브 발머가 바쁜 사람이라는 것도 알고 그에게서 바로 대답을 들으리라 기대하지도 않습니다만, 그가 그럴 마음만 있다면 저는 언제든 대화에 나설 용의가 있습니다. 저는 마이크로소프트 파트너 에코시스템에서 20년 가까이 일한 바 있습니다. 저는 이것이 성장 가능성이 높은 분야이고 도약 준비가 되어 있는 분야라는 것을 잘 압니다. 필요한 것은 다만, 관심을 좀더 늘리고, WPC에서 스티브가 했던 것과 같은 말은 좀더 줄이는 것입니다. 기업이라면 종이 기반 자산을 관리해야 합니다. 고객과 파트너가 그들의 종이 기반 자산을 관리할 수 있도록 도와야 할 이유가 마이크로소프트에게는 수 십억 가지나 됩니다.

우리는 이제 어디로 가야 할까요?

저는 항상 ECM과 그 다음 세대의 비즈니스 프로세스에 대해 생각하고 협력하려는 사람들을 찾고 있습니다. 이 대화를 이어나가는데 관심이 있으시다면, 여기에 코멘트들 달아주십시오.



Jeff Shuey


Business Development Manager, Seattle, WA
(워싱턴 시애틀의 비즈니스 개발 매니저)
 




여러 IT 전문가들은 알고 있습니다. Microsoft SharePoint community의 여러 파트너들도 알고 있습니다. SharePoint이 미친 듯이 성장하고 있다는 사실을. 판매와 사용 속도가 조금도 수그러들 기미가 보이지 않습니다.  그러나 빠른 속도로 달리는 모든 것들의 흐름을 매끄러우면서도 빠르게 유지하기 위해서는 해결해야 할 여러 문제들이 존재합니다.

SharePoint의 가장 큰 위험은 사용입니다.

사용이라는 말은 좀 더 많은 의미를 내포하고 있습니다. 확실히 많은 사람들이 매일 SharePoint 사이트를 이용합니다. 가끔씩 파일 공유 교체와 같은 단순한 일을 위해 사용합니다. 가끔씩은 간편한 협력을 제공하기 위해 사용하기도 합니다. 또 가끔씩은 포털이나 인트라넷 애플리케이션을 생성하기 위해 사용하기도 합니다.
문제는 사람들이 한 번 이상 사이트(또는 애플리케이션)를 사용해야 하며 다시 돌아와야 한다는 점입니다. 폴 갈벵이 그의 빛나는 사례 블로그 게시글에서 말했던 것처럼, 우리는 SharePoint를 빛나게 할 수 있는 곳을 찾아야 합니다. 대부분의 회사들은 SharePoint가 효율성과 생산성을 주도할 수 있는 여러 잠재적 영역을 가지고 있습니다-대부분의 수십 개를 가지고 있습니다. 저는 폴의 의견에 동의하며 그의 게시글에 답글을 달았습니다.– 급구:


권고사항:  하나를 골라라. 작은 것으로 시작하라. Shining Example를 만들어라. 반복하라!

몇 가지 SharePoint에 대한 정보:

• 지난 5년 동안 매일 20,000의 사용자가 이용
• 연간 730만명의 신규 SharePoint 사용자
• 2009 수익은 13억 달러이며 상승추세에 있음 … 더 높이!

FOSH
SharePoint는 기업들이 FOSH 솔루션을 갖추도록 만드는 데 이상적입니다. 참고로 FOSH는 Finance(재무), Operations(운영), Sales(판매) 및 HR(인사관리)를 의미합니다. 모든 기업은 자신의 사업에서 FOSH를 다룰 수 있어야 합니다(즉 관리). 1인 회사든, 수백 명 혹은 수천 명의 직원으로 이뤄진 회사든 마찬가지입니다. FOSH에 대한 몇 가지 예는 아래 표와 같습니다. 저는 제 게시글에 이 내용을 올렸습니다. - SharePoint is WIP Smart

SharePoint를 사용하여 해결할 수도 있는 사례를 당신의 비즈니스 영역에서 찾았습니까? 

수직 상승
SharePoint가 탁월한 능력을 발휘할 수 있는 분야로 수직적 애플리케이션이 있습니다. 수직적 애플리케이션에 대한 몇몇 사례는 아래와 같습니다. 참고: 이러한 수직 시장은 또한 조직 내에서 FOSH 문제를 해결해야 합니다.



파트너의 역할
파트너는 SharePoint의 성공적인 배포에서 중요한 역할을 합니다. 물론 내부적으로 SharePoint를 사용하는 기업들도 많지만 이러한 수치는 지속적으로 증가할 것이며 그래야만 합니다. 현명한 기업이라면 자신들의 핵심 경쟁력이 SharePoint 사이트와 애플리케이션을 만드는 것이 아니라 이러한 작업을 파트너들에게 위임하는 것이라는 알고 있을 것입니다.
저에게 파트너란 장기적인 SharePoint 사용의 핵심입니다. 파트너들은 영역별 전문지식을 갖추고 있습니다. 파트너들은 합리적인 가격으로 고객들의 요구를 정확하게 충족시킬 수 있는 솔루션을 구축하기 위해 여러 기업들과 시간을 보낼 수 있습니다. 파트너들은 FOSH와 수직적 시나리오에서 예측 가능하며 반복 가능한 솔루션을 구축할 수 있습니다.

성공의 최종 지표
사용, 사용, 사용

내 관점에서 몇 가지 정보:
• 고객은 SharePoint가 제공해야 하는 것을 필요로 합니다. 그러한 필요는 문서 관리, 협력, 검색입니다.
 핵심 사항: SharePoint는 만능이 아닙니다.
• 파트너들은 SharePoint 솔루션을 개발할 역량을 갖추고 있습니다.
• 마이크로소프트는 파트너들(고객)에게 귀를 기울이고 그들이 리드할 수 있도록 해야 합니다. 그들은 겁쟁이가 아니며 마이크로소프트에게 그들이 성공하기 위해 필요한 것(및 필요하지 않은 것)을 말할 것입니다.

SharePoint 사용이 모순적인 말이 아니라면 누가 승리자일까요?
모두입니다!

어떻게 생각하십니까?

• SharePoint 사용이 모순적이 말입니까?
• SharePoint 사용이 기업을 위한 가치 있는 목표입니까?
• SharePoint 사용이 정말로 그렇게 중요합니까?

여기에 의견을 달아 주십시오. 여러분의 생각을 듣고 싶습니다.



Kathy Mortenson

e-marketing Manager, Document Imaging, Rochester, NY, USA
(e-marketing 매니저, 문서 이미징, Rochester, NY, USA)
 


이것은 생산적인 스캐닝을 위한 길: 당신의 캡쳐 필요에 맞는 알맞은 스캐너를 고르는 방법의 4가지 시리즈 중 첫 번째입니다. 미래의 포스트들은 이미지 품질의 역할, 생산적인 프로세스를 기획하는 방법과 전체 소유비용 평가에 대해 다룰 예정입니다.

문서를 디지털 이미지로 바꿀 때, 여러분은 그것들은 하나의 점과 한 번의 클릭으로 관리할 수 있습니다. 문서 이미징 세계로 진입하는 대부분의 고객들은 비용 절감과 생산성 증대를 만끽합니다. 증가된 효율성은 또한 당신에게 고객 서비스에서 경쟁적인 이점을 가져다 줄 수 있습니다. 그러나 먼저 스캐너로 이미지를 캡쳐해야 합니다. - 문서 이미징을 향한 당신의 진입차선

목표: 문서는 사고 없이 빠르게 당신의 캡쳐 과정으로 흘러 들어간다.

어떻게 스캐너를 고르거나 당신의 워크플로우와 분량에 이상적으로 적합한 스캐너를 고를 수 있을까요?

당신의 이미징 체인은 그것의 연관성이 갖는 품질만큼 강력할 수 있습니다.

단순하게 종이를 스캐너에 집어 넣는 것보다 문서 이미징 앞면 끝(또는 캡쳐 부분)에는 더 많은 것이 있는데, 이미지 캡쳐는 데이터 추출 소프트웨어 뿐만 아니라 이미지들을 사람들이 가능한 한 읽을 수 있게 만드는 것에 관한 문제입니다. 거기에는 복합적인 요소들이 포함되어 있습니다.

기본부터 시작해볼까요. 이미지 캡쳐는 전형적으로 다음과 같은 단계를 포함하고 있습니다. 

  • 문서 준비-스테이플러, 문서클립을 제거하고 필요하다면 종류별로 또는 상황별로 나눈다.
  • 문서 이동-원본을 공급하고 그들을 카메라를 지나쳐 움직이고 그들이 그 일을 끝냈을 때 쌓아놓는다.
  • 이미징-조명,광학, 센서 그리고 전자기기로 구성되는 카메라에 의해 수행된다.
  • 이미지 프로세싱-노출 조정, 왜곡된 부분 없애기, 경계 없애기와 이미지 압축하기를 한다.
  • 품질 보증-스캐닝과 프로세싱이 정확하고 이미지가 만족스러운지 확인한다.
  • 목록 만들기-이미지화된 문서를 데이터베이스화해서 그들이 나중에 검색될 수 있게 한다.

이미지 품질의 변수들은 일반적으로 스캐닝과 이미지 프로세싱에 위치합니다. 그러나, 위에 언급된 어떠한 단계에서라도 결과물을 향상시킬 수 있다면 여러분의 전반적인 사업 프로세스를 더 효율적으로 만들 수 있을 것입니다.

당신의 스캐너 옵션들이 중요한 것처럼, 특성들, 속도 그리고 프로세스의 비용문제와 신뢰성과 당신의 총 운영비용을 포함하는 그것의 결과물의 조합들이 얼마나 많은지 보는 것도 중요합니다.

다음편 : 이미지 품질에 대해서 자세히 살펴보기



Jeff Shuey
비즈니스 개발 매니저, 시애틀, 워싱턴 
 


종이와 전자문서를 둘 다 처리하는 문제에 대해 기업들은 어떤 생각을 할까요? 최적의 방법이 있을까요? 올바른 방법이 있을까요?

간단한 대답 … 없습니다!
모든 기업에 통하고 적용되는 "이상적인" 캡처 전략이란 없습니다. 모든 기업은 저마다의 스캐닝(이른바 캡처), 프로세싱, 콘텐츠 범주화 등의 필요성을 가지고 있습니다.

어떤 기업들은 완벽한 종이 없음을 추구하기도 합니다. 이것은 감탄할만한 목표이자, 특정 기업에게만 통할 수 있는 목표일 수 있습니다. 사실상, 종이는 영수증, 청구서, 구매주문서, 우편물에 이르기까지 끊임없이 비즈니스 범주 내에 들어오게 될 것입니다.

희소식                                       
 

각 핵심 “캡처” 솔루션의 60-80%는 반복 가능하다고 봅니다. 즉, 핵심 컴포넌트를 계속 반복 사용하며 새 솔루션을 만들 수 있다는 뜻입니다.  혼합과 매치로 새로운 대상을 만들어낼 수 있는 레고 블록과 매우 비슷합니다.



쉽다는 뜻일까요? 아닙니다.

다른 것들처럼 작업의 90% 는 쉽습니다. 나머지 10%가 문제인데, 진정한 기술이 필요하다고 해서 마지막 마일 (Last Mile)이라고도 부릅니다. 이것은 지향하고자 하는 바입니다. 또한 이것은 SharePoint의 가장 큰 장점들 중 하나입니다. 그것은 바로 플랫폼입니다. 하나의 플랫폼으로서, ECM 솔루션을 이루고 있는 핵심 요소들 대부분을 포함하여 여러 가지 유형의 솔루션으로 만들 수 있습니다. SharePoint는 전문가의 부활(Rise of the Experts)을 허용합니다.

정말 좋은 소식
핵심 ECM 기술을 가진 사람들은 자신의 커리어를 확장할 수 있고 SharePoint 환경에 자신을 기술을 적용시킬 수 있습니다.

스캐닝, 데이터 추출, 문서 취급 및 가공, 문서 및 기록의 관리, 보관 등의 전문가들이 기업의 베스트 프렌드가 됩니다. 이 기술을 가진 전문가들은 오래 전부터 존재했습니다. 이들은 우리가 현재 기업 콘텐츠 관리 (ECM)라 알고 있는 산업을 만들어냄으로써 옛 방식으로 기술을 연마해왔습니다.

이들은 현재 존재하고 있는 수 많은 시스템들을 만들어낸 사람들입니다.  문서 관리, 기록 관리, 심지어 지식 관리라고도 부를 수 있으며, 이 모두가 기업 콘텐츠 관리의 포괄적인 정의 안에 속합니다.

 

 
이 포스트의 제목으로 돌아가서 …
SharePoint에 이상적인 캡처 전략이 있을까요?

여기에서의 핵심은, 오직 “캡처”가 첫 단계라는데 있습니다. 일단 종이나 전자 콘텐츠가 “캡처’되면, 종이나 전자 문서에 담긴 정보를 작동시키거나 쉬게 하기 위해 추가 단계들을 완수해야 합니다. 어떤 추가 프로세스와 단계들을 완수해야 하는지 알아내는 것은, 파트너 에코시스템과 내부 전문가들이 개입해야 할 부분입니다. 여기에서 바로 전문가의 부활이 등장합니다. ECM 기술을 가진 이들은 자기가 원하는 만큼 오랫동안 작업을 가지게 됩니다.

몇 가지 기억해둘 사항에 있는데, 저에게 이것은 리얼리티 체크이자, 절대로 간과해서는 안 될 변화 포인트입니다.

리얼리티 체크 1

• SharePoint는 디지털로 탄생된 콘텐츠를 쉽게 통합해주고, 콘텐츠가 다른 형태로 존재할 수 있도록 해준다. 
 
기존의 ECM 시스템도 이렇게 할 수 있지만, 기준 소매가격에서는 아니며, SharePoint의 시장침투율이 광범위하지도 않습니다. 

리얼리티 체크 2
• 너무 많은 벤더들이 보수적인 사고방식을 고집하고 있다. 
 
SharePoint는 모두 바뀔 것이며, 좋은 쪽으로 바뀔 것입니다. 캡처의 개념은 계속 이어지겠지만, 리얼리티는 성공적인 벤더는 오로지 캡처에만 매달릴 수 없다는 것입니다. 그들은 사고를 넓혀 다른 소프트웨어 솔루션과의 공조에 더욱 매진해야 할 것입니다.

어떻게 생각하십니까?

• SharePoint에서 캡처에 이상적인 전략이 있을까요?
• 캡처에서 “sweet spot”이란 무엇일까요?
• 캡처로 충분할까요? 오로지 캡처만 하면 회사가 살아남을 수 있을까요?



Roger Markham


Portfolio Business Manager, Distributed Scanners, Rochester, NY, USA
(포트폴리오 비즈니스 매니저, 배포 스캐너, Rochester, NY, 미국)

 
 저는 최근에 "5 년 안에 75%의 문서 이미징이 SaaS 기반이 될 것이다"라는 글을 읽었습니다. 제가 보기에는 그렇게 오래 걸릴 것 같지 않습니다.    
최근에 "ECM 컨벤션"에 참석을 하여 벤더들이 자신의 제품과 솔루션에 대해 말하고 선전하는 방법(내용이 아님)을 듣고 나서, 저는 ECM 영역에서 SaaS가 “우리 고객들”의 머리 속을 가장 많이 차지하고 있는 대상임을 깨달았습니다. 어플리케이션이 어떻게 SaaS 친화적이고 SaaS 호환적이고 SaaS 아키텍처인지 웅성거렸으니까요. 어떤 기술이 등장할 때 그 기술이 새롭고 흥미로운 기술이든, 위협적인 기술이든, 고객의 눈을 ECM 어플리케이션 플랫폼에 기반하지 않은 다른 방향으로 돌리게 하는 기술일 때 우리 산업에서 흔히 일어나는 일입니다.


 최근의 한 컨벤션(ARMA)은 평소처럼 리본 커팅으로 시작되었고 문이 열림과 동시에 사람들이 물밀듯이 홀을 채웠습니다. 올해의 차이점은, 모두가 왼쪽으로 돌아 바로 마이크로소프트 부스로 향했다는 점입니다. 왜일까요?  한 방안이 온통 랩톱으로 채워져 있고 이 랩톱 모두를 SharePoint와 연결시켜, SharePoint를 ECM 플랫폼으로 사용하는 일이 얼마나 쉬운지를 보여주었기 때문입니다.  
 

그들 모두 매년 ARMA에서 보던 얼굴들이지만, 이번 박람회에서는 새로운 사람들도 있다는 것을 알게 되었습니다. 네, SaaS 벤더들이었습니다. 신선하고 즐거운 일이죠. 

 처음에 그들은 그 자리를 어색해했지만, 사람들이 함께 시간을 보내고 있는 자들로 그들이 유일하다는 것을 깨닫고 저는 웃지 않을 수 없었습니다.

 SaaS와 SharePoint에 관해 오간 말들을 생각해보면, 90년대 초 “이미징”이 새롭게 (그리고 위협적으로) 등장했을 때 거쳤던 토론, 질문, 태도, 방어 등과 정확하게 똑같다는 것을 깨달았습니다. 안타깝게도 그것을 기억해낼 만큼 제가 나이가 들었다는 뜻이겠지요!

 SaaS가 5 년 내에 실용적인 솔루션과 비즈니스가 될까요?  . . . . . . .  이미 그렇게 되어 있습니다.

 어떻게 생각하십니까?  SaaS는 5 년 내에 어떤 위치가 될까요?  

 

Jeff Shuey


Business Development Manager, Seattle, WA
(비즈니스 개발 매니저, Seattle, WA) 
 
 
 
 기업 콘텐츠 관리 (Enterprise Content Management: 이하 ECM)가 종이보다 훨씬 더 규모가 큰 것은 맞지만, ECM이 종이에서 시작되는 경우도 많습니다.  일반의 의견과 달리, 종이는 적이 아닙니다. 사실, 종이는 자산입니다. 좀더 구체적으로 말하자면, 종이에 담긴 정보가 자산인 것입니다.

 흥미롭게도 종이는 ECM 영역에서 종종 간과되곤 합니다.  저뿐만 아니라 지난 20년 동안 저와 함께 일했던 대부분의 사람들이 그렇습니다. 그렇지만 ECM 벤더들의 대부분은 그렇지 않습니다. 그들은 종이를 견딜 수 없는 어떤 것, 처리해야 할 어떤 것, 빨리 발송해버려야 할 어떤 것으로 취급합니다.
어떤 의미에서 이것은 종이의 취급 방법과 정확히 일치합니다. 종이를 다룰 때에는:

• 종이가 필요한 기간만큼만 보관해야 합니다.
• 필요하지 않은 문서는 인쇄하지 말아야 합니다.
• 더 이상 필요하지 않을 때에는 처분/폐기해야 합니다.
저는 종이가 지체 없이 다루어지고 있으며, 다시 스포트라이트를 받아야 한다고 감히 생각합니다. 기존 고객이 ECM 시스템에서 더 많은 것을 얻을 수 있도록 돕고 상품을 판매할 신규시장을 찾는데 ECM 벤더에게 종이만큼 원초적인 기회가 되는 것도 없습니다.


10억 달러
 10억 달러면 관심을 가지시겠습니까?  물론 그럴 것입니다. ECM의 “까다로운” 종이 부문이 다음 몇 년 내에 움직일 수 있는 금액을 보수적으로 잡은 것입니다. 오로지 문서 캡처 소프트웨어에 관한 것입니다. 오랜 사용으로 그 효과가 입증된 1:3:5 비율로 테스트해보았더니, 마이크로소프트(또는 그 밖의 플랫폼 공급자)에는 30억 달러의 매출이 추가로 발생하고, 시스템 통합자에게는 50억 달러의 매출이 추가로 발생합니다.
 이것은 푼돈이 아닙니다.  현명한 ECM 벤더들은 이미 주목을 하기 시작했습니다. 물론 그들 전부가 다 그런 것은 아닙니다. 그래도 괜찮습니다. 왜냐고요?  새로운 선수들이 빈 곳을 채우며 이익을 추구할 것이고, 그들은 고객들이 종이 자산을 효과적으로 관리할 수 있도록 기꺼이 도울 것이기 때문입니다.


90억 가지 이유
 10억 만으로는 어떤 사람들을 깨우기에 충분치 않을 수도 있습니다. 그러나 소프트웨어, 하드웨어, 서비스를 다 합쳤을 때 ECM 에코시스템 전체는 90억 달러 시장입니다.
 현명한 ECM 벤더들은 이것을 깨닫고 종이를 ECM 판매 사이클의 최전방에 세울 것입니다. 또한 이 “디지털/디지털화 종이” 시장을 활용하고자 하는 새로운 벤더들이 다음 몇 년 동안 유입될 것입니다.  이들은 ECM 시장에 완전히 생소한 벤더들이 아닐 수도 있습니다. 과거에 제가 Scanning is Simple에서 썼던 것과 반대로, 종이기반 자산을 포착하고 처리하도록 설계된 ECM 시스템을 성공적으로 배치하려면 현실적으로 기술적 문제와 비즈니스 문제가 존재하기 때문입니다.


어떻게 생각하십니까?

• 종이의 생명은 다한 것일까요(의도하지 않은 농담)?
• ECM 벤더들은 종이에 충분히 관심을 두고 있을까요? 
• 악명 높은 “종이 없는 사무실”에 대한 약속이 이루어질까요? 


Roger Markham


Portfolio Business Manager, Distributed Scanners, Rochester, NY, USA
(포트폴리오 비즈니스 매니저, 배포 스캐너, Rochester, NY, 미국)
 

 21세기인 지금, 정말 놀라운 일은, 아직도 “종이 없애기”, “종이 호랑이 길들이기”, “종이를 한 물 간 역사로 만들기” 등에 대해 말들이 많다는 것입니다. 정말로 종이 그 자체가 문제인 걸까요? 

 문서 이미징 산업, 특히 마케팅 분야에 몸담고 있는 저로서는, 문서 스캐닝의 주된 “가치명제”가 “종이를 없애는 것”이라 생각지 않습니다.  사람들이 종이에 묻혀 있고, 종이 더미, 종이 호랑이, 종이 산, 종이 빌딩, 종이의 바다를 타는 광고와 이미지들이 여전히 보이는데, 정말로 그것이 2011년 우리 고객의 문제일까요? 종이를 없애고 싶어하는 사람은 아무도 없고(왜냐하면 절대로 종이는 사라질 수 없기 때문에), 단지 종이에 담긴 정보를 좀더 쉽게 공유하고 활용하고 싶어할 뿐이라는 사실을 이제는 누구나 깨달았으리라 생각했습니다. 

 저는 이것을 운전 대신 왜 비행을 해야 하는지 강조한 항공사의 광고와 비교해보겠습니다.  그들은 자동차 사용의 문제점을 강조하지 않습니다.  항공사는 당신을 어디로 데려가고 언제 데려갈 수 있는지를 말하고, 항공여행의 안락함과 그 항공사를 이용해서 비행했을 때의 보상에 대해 말합니다. 그들은 문제점을 재차 말하는 것이 해결책이 아니라는 것을 알고 있습니다.


 1992년으로 되돌아간다고 했을 때, 보통의 비즈니스 환경에서 여러분은 사람들이 수 많은 종이를 처리하고 있는 것을 보게 될 것이며, 무엇보다 한 조직 내에서 같은 종이가 여러 번 처리되고 있는 것을 보게 될 것입니다. 그렇다면, 기업이 가진 문제가 너무 많은 종이를 처리하는데 있다라는 결론에 도달할 수 있습니다. “종이 문제” (이것은 “정보관리” 문제를 위한 코드였다)를 해결하기 위해 다양한 기술들이 채택되었습니다.  사실, 종이를 다른 어떤 것으로 변화시키기 위해, 보다 효과적인 공유, 참조, 종이기반 정보에의 접근을 위해 마이크로필름이 사용되었습니다.  그런 다음 이미징이 등장하였습니다. 이미징의 가치는, 처음에는 “마이크로필름을 대체”하는 것이었습니다.  우리의 접촉 대상 기업들만이 이미징 시스템을 감당할 수 있는 기업들이었고, 그들은 마이크로필름을 이용해 “종이 문제”를 해결하고 있던 기업들이었기 때문입니다.

 
 그렇다면, 좋습니다!! 문서를 스캔하고 문서의 디지털 이미지를 만듭시다.  그러면 제 사업이 더욱 효율적으로 돌아갈 것입니다. 그런데 어떻게 됐는지 아십니까? 이것은 다른 문제를 만들어냈습니다.  이 이미지들을 어떻게 옮길까요? 특정 문서는 어떻게 찾을까요? 이미지에 담긴 특정 정보를 어떻게 얻을까요? 그래서 우리 산업이 탄생하게 된 것입니다.

 그러나 잠깐! 그래도 종이는 여전히 존재합니다. 이미징도 종이를 없애지 못했습니다. 디지털화는 어플리케이션과 네트워크, 스토로지, 다양한 파일 형식, 기타 등등을 만들어냈습니다. 그래서 없애긴커녕 더 늘려놓았다고 말하는 이들도 있습니다.


 2011년으로 다시 돌아와 같은 비즈니스 환경을 둘러 봅시다. 모든 이들의 책상에 컴퓨터가 한대씩 있는 것이 보입니다. 이제는 “컴퓨터가 문제”라고 결론을 내고 이것을 없애야 할까요? 그렇지 않습니다. 지금 가장 신경 쓰이는 것은 예전과 똑같습니다. 그것은 사람들이 없애고 싶어하는 매체가 아닙니다. 비즈니스를 더욱 쉽게 할 수 있는 방법인 것입니다. “없애야”하는지, 보태야 하는지는 아무 상관 없습니다. 


 오늘날 새롭게 등장하는 기술, 어플리케이션, 제품 등을 보며, 종이 제거와 이미징의 가치 사이에는 괴리가 크다는 생각을 해봅니다.   모두의 PC에 소프트웨어를 설치하거나 “클라우드 환경에서” 비즈니스를 수행하는 일에 가치를 두어서는 안 됩니다. 가장 신경을 써야 할 것은 정보가 있어야 할 곳에 정보를 두는 것입니다. 그것이 바로 이미징의 가치입니다.



Jeff Shuey


Business Development Manager, Seattle, WA
(비즈니스 개발 매니저, Seattle, WA)
 

 
제가 말한 그대로 스캐닝은 단순합니다.

 


 솔직해집시다. 문서의 사진을 찍는 일은 아주 쉬운 일입니다.
그것은 마치 클릭만큼이나 쉬울 수 있습니다.   그러나 문제는 단순함이라는 개념이 무너지기 시작하는 지점입니다.

해야할 일이 종이 한 장을 몇 장 찍는 것 뿐이라면, 아주 간단합니다. 그러나 그것을 어디에 보관하고, 언제 불러오고, 종이의 한 면을 캡처할 것인지 양면을 캡처(“사진을 찍는 것”에 해당하는 고급 용어)할 것인지 등을 계산에 넣게 되면, 단순함이란 개념은 무너지기 시작합니다.


전문가의 등장
 스캐닝에는 전문가가 있습니다. 다른 모든 산업들처럼, 기업이 종이기반 자산을 최대한 활용할 수 있도록 하는데 자신의 역량을 쏟는 사람들이 있습니다. 종이는 자산입니다. 단 하나의 분실 문서로도 소송에서 이기고 지는 문제가 될 수 있으며, 그 이상의 가치를 지닐 수도 있습니다.




 
전문가를 가이드로 삼아라
 기본 개념은 스캐닝이 단순하다는 것이지만, 스캐닝을 시작하기 전에 반드시 고려해야 할 요소들이 있습니다. 전문가가 여러분의 프로세스 진행을 도와줄 것이며, 스캐닝 프로젝트에 착수하기 전에 물어봐야 할 질문들을 떠올릴 수 있도록 도와줄 것입니다.

 아래의 질문들은 간단하면서도, 그들이 여러분에게 제기할 질문들 중 예시가 될 만한 것을 몇 가지만 추린 것입니다.

• 단면인가, 양면인가?
• 전자문서는 어디로 발송할 것인가?
• 컴플라이언스 프로세스의 일환인가?
• “오리지널” 마스터 이미지를 통제기관에 발송해야 하는가?


전문가를 고용하라
 이 분야에는 전문가들이 많습니다.  AIIM은 전문가가 되려는 사람들과 전문지식을 연마하려는 사람들을 위한 교육 수업과 인증제도를 가지고 있습니다. 그 밖의 다른 전문가들도 많습니다.  이들 중 일부는 이 산업이 시작되었을 때(최소한 PC 시대)부터 이 산업에 종사했던 사람들입니다.


전문가를 고용해야 하는 이유는?
 스캐닝이 그렇게 단순하다면, 전문가를 왜 고용해야 할까요?
전문가는 여러분의 삶을 더욱 간편하게 만들어줄 것입니다. 치통이 있을 때 치과의사에게 가는 것과 마찬가지입니다. ECM 전문가와 보다 구체적으로 문서 캡처 전문가는 스캐닝 시스템이 예측과 반복과 지속이 가능하도록 시스템의 설계, 개발, 배치를 돕기 위해 존재합니다.


종이 자산을 넘어
 종이 기반 자산으로부터의 정보 추출이 다음 단계로 이어지게 되면, 문서 관리(기둥  2), 워크플로우 (기둥 3), 스토리지 (기둥 4)에 대해 알고 있는 전문가가 필요해질 것입니다.  이들 각각은 제가 ECM의 네 기둥이라 부르는 것을 구성하고 있습니다.  이 기둥들 각각에 대한 전문가들도 있습니다.  가끔 이들은 같은 사람이나 같은 기업일 때도 있습니다.  그 외에, 혼합과 매칭으로 최적의 조성을 활용하기도 합니다. 이 최적의 조성은 클라우드에서 전달되는 서비스가 많아질수록 영향력을 얻게 될 것이라 예상됩니다.


스캐닝의 미래
 문서의 사진을 찍는 프로세스는 점점 더 쉬워지고 점점 더 저렴해질 것입니다. 불과 몇 년 전만 해도 거금이 들거나 결과가 일정하지 않았던 “고급” 기능들 중 대부분이 쉽게 이용 가능해질 것입니다.
이 기능들 중 대부분이 무상으로 이용 가능해질 것이라 봅니다. 구글이 현재 OCR을 무료 제공하고 있는 방식과 상당히 비슷합니다. 고급 이미지 프로세싱 기능으로 여겨지고 있는 것들도 대부분 몇 년 안에 무료로 이용이 가능해질 것이라 봅니다.  새로운 고급 기능과 추가된 고급 기능들 중 일부는 클라우드 컴퓨팅 (일명 SaaS / XaaS) 기준으로 클릭당 이용이 가능해질 것입니다. 스캐닝은 (다른 것들처럼) 클라우드에도 스며들게 될 것입니다.


어떻게 생각하십니까?
• 스캐닝이 단순한가요? 
• 스캐닝이 스크린세이버처럼 상품화될까요? 
• 모두 다 종이 없는 사무실로 바뀌면 스캐닝이 사라질까요?


전문가를 위한 특별 크레디트:

• 신규 클라이언트에게 어떤 질문을 합니까?
• 고객이 스캐닝 프로젝트를 고려할 때 가장 많이 간과하는 영역이나 문제는 무엇입니까?
• 모든 스캐너/스캐닝 프로젝트에 필요하다고 보는 킬러 어플/기능이 있습니까?
공유하고 싶습니까? 



Kathy Mortenson


e-marketing Manager, Document Imaging, Rochester, NY, USA
(e-마케팅 매니저, 문서 이미징, Rochester, NY, 미국) 
 


여러분은 사무실에서 얼마나 많은 종이를 사용하십니까?
1975년(!) 6월의 비즈니스 위크(인쇄 버전)는 이렇게 말하고 있습니다:

 어떤 이들은 종이 없는 사무실이 그렇게 먼 이야기가 아니라 생각한다. Arthur D. Little, Inc.의 Vincent E. Giuliano는 기록과 서신에 사용되는 기업의 종이 사용량이 1980년까지 일것이며, "1990년까지는 대부분의 기록관리가 전자형태로 바뀔 것”이라고 한다. 

우와! 1990년이라면 20년 전입니다. 주변을 둘러보니, 근처 동료들의 사무실에는 대부분 종이로 가득합니다. 그뿐 아니라 제가 일하고 있는 장소에는 프린터가 13대나 됩니다. 이 프린터들이 왜 필요한 것이며, 종이 없는 사무실이 과연 현실이 되긴 할까요?  주변 여기저기의 재활용 쓰레기통들은 우리가 하루에도 다량의 종이 쓰레기를 만들어내고 있다는 사실을 보여주고 있는 걸까요?

우리 모두는 인생의 중요한 순간마다 종이를 필요로 하게 될 것입니다. 미국과 캐나다의 종이제조 대기업 Domtar Paper가 다음의 비디오를 통해 우리를 일깨워주고 있습니다. 

  

그러나 비즈니스의 세계에서는 어떨까요? 정보 및 이미지 관리 협회(Association for Information and Image Management:이하 AIIM)은 다음과 같은 트윗 주제로 전세계 종이 없는 날을 후원하고 있습니다:
 
• 기업에게 종이를 사용할 때의 나쁜 점은 무엇인가?
• 조직에서 종이를 없애기 어려운 이유는 무엇인가?
• 태블릿을 통해 종이의 미래에 대해 무엇을 알 수 있을까? 

종이 없는 사무실은 가능할까요? 여러분은 어떻게 생각하십시니까?



Roger Markham


Portfolio Business Manager, Distributed Scanners, Rochester, NY, USA
(포트폴리오 비즈니스 매니저, 스캐너, Rochester,NY, 미국 )


 사람들은 점점 더 과거만큼 종이 문서를 중요하게 생각하지 않습니다. 어디에서나 자유롭게 프린트할 수 있고 웹의 정보도 손쉽게 인쇄할 수 있다는 점이 종이를 정보의 2차적 매체나 3차적 매체로 떨어뜨린 요인입니다. 현재 1차 매체는 컴퓨터 입니다. 종이보다 데이터가 훨씬 더 중요합니다. 따라서 데이터를 배포할 다른 수단이 있다면, 종이는 불필요합니다. 종이를 분실하면, 하나 더 만들면 되고, 복사를 요청하거나 케이블 회사의 웹사이트에서 청구서를 검색하면 됩니다. 인쇄하고, 분실하고, 다시 돌아가 또 인쇄하면 됩니다.

 가치를 지닌 종이로 가득한 창고를 두는 이유는 그것을 불에 던져버리거나 분쇄기로 넣지않게 하기 위함입니다. Iron Mountain과 기타 회사들은 종이 보관으로 수입을 얻고 있으며, 여러분에게 의미 없는 종이들을 눈 밖으로 치워주는 대가로 여러분에게 막대한 수수료를 받고 있습니다. 종이 정보를 디지털로 만들어 이러한 비용을 없애자는 주장이 가능하며, 경우에 따라 좋은 해결책이 될 수도 있지만, 이것은 10% 시장입니다. 다른 90%가 훨씬 더 흥미롭습니다.

 평균적인 기업 인력 세상의 중심이 기존의 데스크톱, 파일시스템, 팩스 기기를 컴퓨터, 랩톱, iPad의 가상 데스크톱이나 클라우드로 전환함에 따라, 정보에 대한 그들의 인식과 그 정보의 가치도 함께 변하고 있습니다. 

 프레젠테이션을 할 때 저는 관중에게 다음과 같은 질문을 하곤 합니다. 한 방에 불을 끌 수 있는 소화기를 여러분에게 주었는데, 데스크톱과 파일 캐비닛과 랩톱이 동시에 불타고 있다면, 무엇을 끄시겠습니까?  당연히 관중들은 랩톱을 지키겠다고 합니다. 사람들이 가치 있다고 여기는 것의 중요성을 이보다 잘 보여주는 것은 없다고 생각합니다.


 정말로 중요한 정보가 담겨 있는 곳은 컴퓨터이며, 이제는 데스크톱이나 파일 캐비닛에 그 정보가 있지 않습니다. 소송을 당하거나 감사를 받거나 조사를 받는 경우에는 어떨까요? 여전히 여러분은 제일 먼지 컴퓨터를 지키러 갈 것입니다. 이것이 문서 관리 산업이 받아들여야 할 현실입니다.
소화기를 어떻게 사용하시겠습니까?

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