규제가 강한 조직을 위한 성공적인 문서 관리를 위한 5가지 사항~!!!

 

많은 규제가 강한 조직들은 더 많은 것 또는 적은 것을 요구한다. 크게 놀라운 것은 아니지만, 한 번 읽어보세요.

 

그들의 자원을 확장하는 방법 중 하나는 종이 기반의 프로세스와 관련된 비용을 간소화 하는 것입니다. 그 솔루션은 더 스마트하고 빠르며 효율적이고 내·외부적 요청이 지연되는 것을 줄이거나 제거하기 위해서 인라인이 아닌 온라인 접근이 가능해야 합니다.

조직의 성장을 충족하는 부가적 목표를 달성할 수 있게 돕는 문서관리 솔루션이 실행되는 동안 업무의 성취를 위협하는 몇몇 순간과 마주칠 때, 이를 성공으로 이끌 수 있는 사항들은 어떤게 있을까요?

 

오늘 Top 5 솔루션을 추천해드리겠습니다!

 

종이 축소 및 제거 – 파일을 보관하기 위한 장소를 덜 요하고, 잘못된 장소에 문서를 보관하는 일도 줄어든다. 또한 더 빠른 실시간 보안 문서 접근, 향상된 재해 복구 기능, 대용량 문서 보안과 그 이상

 

클라우드 기반의 솔루션 활용 – 기반시설 구축의 요구를 줄이고 더 빠른 전개를 달성

 

Microsoft Share Point와 통합 – 상호 작용을 간소화하고 통합, 새 문서 이미징, 편집, 협력 툴

 

정보 투명성 극대화 – 공용 및 내부 고객이 더 신속하고 안전하며 비용 효율적으로 주요 정보를 사용할 수 있다.

 

인력 투입 축소 – 프로세스 자동화 및 인력 투입 축소로 인원의 재할당이 가능

 

 

다음 과정은 무엇일까요? 이 기준들을 토대로 잠재적 문서 관리 솔루션을 평가한 후 결정하시면 됩니다.

 

여러분의 점검표에 있는 항목 중, 몇가지나 포함되나요? 확인 후, 어떤 부분을 추가해야 하는지 알려주세요.

 

여러분의 피드백을 기다립니다!


Brennan Terry
Manager, Internal Communications, Rochester, NY, USA
(매니저, 내부 커뮤니케이션, 로체스터, 뉴욕, USA)



기계들이 끊임없이 잘 운영되어야 합니다. 최저치의 이익만을 남기고 있습니다. 편리하면서도 전문적인 지식이 요구됩니다. 이런 요구를 충족할 적합한 서비스 파트너를 어떻게 선택하고 있습니까?

아래의 기준들을 사용해서 잠재적인 서비스 공급자를 평가해보세요. 만약 모든 것을 충족시키는 회사를 찾았다면, 선택하세요!


1. 한번의 전화로 시간과 비용을 줄이세요.

· 단일 서비스 공급자를 찾는다면 비용과 시간을 줄일 수 있습니다. 얼마나 많은 장비를 단일 벤더를 통해 유지될 수 있는지 평가해보세요. 스캐너, 인쇄기, 저장 장치, 디지털 사인 등을 가지고 있습니까? 모든 장치의 가동을 지원할 수 있는지 공급자의 능력을 확인해보십시오.


2. 지역적 가능성과 응답 시간 기능을 평가해 보세요.

· 국제적인 지원이 필요합니까? 아니면 특정 지역에서의 지원만 필요합니까?
· 24시간 지원이 필요합니까?
· 얼마나 빨리 서비스를 필요로 합니까? 내일까지? 아니면 당장?


3. 온라인 기능을 평가해보세요.

· 온라인 채팅이 가능합니까?
· 서비스콜 없이 문제를 해결하기 위한 셀프 서비스 지원이 가능합니까?
· 서비스 히스토리를 검색하거나 서비스콜의 상태, 온라인으로의 서비스 요청이 가능합니까?


4. 제품 전문가를 평가해보세요.

· 최고의 결과를 위해서, 현장 직원이 ISO 9001 인증을 받았는지 확인해보세요.
· 레벨2 기술 지원과 레벨3 엔지니어링을 위한 항시 대기 직원이 있습니까?
· 현장 직원이 다른 공급 제품에도 인증 받았습니까? 그들의 트레이닝 레벨은 무엇입니까?


5. 에스컬레이션 프로세스를 생각해 보세요.

· 공급자들이 적절히 마련된 명확한 프로세스를 가지고 있습니까?

· 얼마나 빠르게 문제들을 다양한 레벨에서 해결하는지 히스토리를 물어보세요.

6. 헬프 데스크와 콜 센터 지원을 평가해 보세요.

· 헬프 데스크와 콜 센터가 당신이 필요한 언어로 지원해줄 수 있는지 확인해보세요.
· 사용 가능성과 무선 진단을 확인해보세요. 만약 당신의 서비스 공급자가 문제점을 서비스 콜 없이 해결할 수 있다면 시간과 비용을 줄일 수 있을 것입니다.


7. 부분 교체 과정을 평가해보세요.

· 장치 가동을 무산시킬 느린 부분 교체 시스템을 원하는 사람은 없을 겁니다. 당신의 가동시간을 최대화하기 위해 빨리 부품이 대체될 수 있도록 당신의 지역에서 충분히 가까운지 확인해보세요. 
· 몇몇 공급자들은 어떤 부분이 교체 가능할지 지역적으로 구체화해주는 서비스 조항들을 제공합니다. 만약 이 서비스가 필요하다면, 당신의 공급자가 서비스를 제공하는 지 확인해보세요.


8. 비용

· 당신의 비용으로 무엇을 얻을 수 있는지 확인해보세요 : 사이트 상 서비스 가격과 고급 유닛 교체 (AUR) 가격을 비교해보시고 당신이 필요한 서비스의 시간 당 다른 가격이 적용되는 지 확인해보세요.
· AUR이 필요하다면, 당신의 지역에서 서비스가 가능한지 확인하세요.


9. 다른 고객들은 어떻게 말합니까?

· 당신 지역의 고객들을 확인하고 그들의 공급자의 성과에 만족하는 지 알아보세요.
· 다른 사람들이 서비스를 최고, 아주 좋음, 좋음 등으로 순위 매깁니까?
· 첫번째 방문으로 대부분의 문제가 해결됩니까?



서비스 공급자로부터 기대하는 다른 점들로는 무엇이 있습니까? 당신은 한번에 모든 것을 얻을 수 있는 서비스를 경험해보신 적이 있습니까?


당신의 의견을 나누어 주세요.

 

Jeff Shuey

Business Development Manager, Seattle, WA
(사업 개발 매니저, 시애틀, WA)
 


종이는 사라지지 않을 것입니다. 꽤 오랫동안 종이는 남아있을 것입니다. 문제 없어요. 종이는 적이 아니니까요. 하지만 진정 묻고 싶은 것은…. 종이의 미래는 무엇이고 또 그 미래가 당신에게 어떤 영향을 끼칠 것인가 입니다.

이전에 말씀드린 대로, 저는 상업적으로 판매될 수 있는 하늘을 나는 자동차가 완벽하게 종이가 사라진 사무실보다 더 빨리 생길거라고 생각합니다.
물론 몇몇 사람들은 완벽하게 종이가 사라진 사무실이 가능하다고 생각할 수도 있겠습니다.

참고: “그리운 종이”라고 제가 부르는 것들이 이 사진 안에도 여전히 남아있습니다. --- 자격증, 증명서, 사진, 기타 등등.

하지만 매우 극소수만의 회사만이 완벽하게 종이가 없는 사무실을 소유하고 있습니다. 종이는 적이 아닌데 말이죠.

왜 그런걸까요?

 그것은 사람들이 여행할 때, 성가진 종이 형식으로 나오는 호텔 영수증과 다른 지출영수증에 지쳤기 때문이죠. 배송 부서에서는 여전히 선적 영수증과 배송과 관련된 다른 문서를 종이로 받습니다. 은행 어음 역시 송장과 구매 주문을 귀찮게 종이로 받습니다. 대부분의 회사가 여전히 배송 서비스 메일을 받기도 합니다.



제 의견
: 만약 누군가 모든 일을 완벽하게 종이가 없는 상태에서 진행한다면, 난 그들과 산책이라도 하면서 그들이 어떻게 그렇게 경영할 수 있었는지에 대한 연구 논문을 쓰겠습니다. 그들은 우리에게 큰 영감이 되는 사람들이고 그들의 이야기는 전해져야만 하기 때문입니다. 
    


종이에 관련한 몇가지 사실들




1. 4조 장의 종이들이 생산되었고 22%씩 증가하고 있습니다.

2. 모든 기관들의 반 이상이 전보다 더 종이를 사용하고 있습니다.
3. 대부분의 종이 문서들은 집계되지 않았습니다.


종이는 적이 아닙니다.

종이를 제거하는 것은 칭찬할 만한 목표입니다. 합리적인 회사들은 종이 기반의 자산들을 현명하게 처리해야 할 필요가 있습니다. 종이를 없애야 하는 게 목표여야만 한다고 제 말을 오해하지 마세요. 하지만 종이를 없애는 것이 유일한 목표는 아닙니다. 종이는 여전히 중요한 역할을 하고 있고 목표는 처음부터 올바른 곳에 저장하고 효율적으로 관리한다는 점에 있습니다. 종이를 효율적으로 관리함으로서 비용이 줄어들 수 있고 이윤은 증가되며 내부의 규정은 유지될 것입니다.

종이의 미래

종이의 미래는 안전한 편입니다. 종이는 갑자기 사라지지 않을 것입니다. 문제 없습니다. 종이는 적이 아니니까요.
종이는 자산입니다. 자산을 현명하게 대하고 효율적으로 관리하는 것은 당신의 종이가 부채로 바뀌는 것을 예방해줍니다. 이 말이 당신에게 의미하는 것은 당신의 책상위에 널려있는 종이나 집에나 사무실에 있는 종이들이 관리될 필요가 있다는 것입니다. 현명하게 관리하세요. … 종이는 자산입니다.


 


 



Roger Markham


Portfolio Business Manager, Distributed Scanners, Rochester, NY, USA
(포트폴리오 비즈니스 매니저, 스캐너, Rochester,NY, 미국 )


 사람들은 점점 더 과거만큼 종이 문서를 중요하게 생각하지 않습니다. 어디에서나 자유롭게 프린트할 수 있고 웹의 정보도 손쉽게 인쇄할 수 있다는 점이 종이를 정보의 2차적 매체나 3차적 매체로 떨어뜨린 요인입니다. 현재 1차 매체는 컴퓨터 입니다. 종이보다 데이터가 훨씬 더 중요합니다. 따라서 데이터를 배포할 다른 수단이 있다면, 종이는 불필요합니다. 종이를 분실하면, 하나 더 만들면 되고, 복사를 요청하거나 케이블 회사의 웹사이트에서 청구서를 검색하면 됩니다. 인쇄하고, 분실하고, 다시 돌아가 또 인쇄하면 됩니다.

 가치를 지닌 종이로 가득한 창고를 두는 이유는 그것을 불에 던져버리거나 분쇄기로 넣지않게 하기 위함입니다. Iron Mountain과 기타 회사들은 종이 보관으로 수입을 얻고 있으며, 여러분에게 의미 없는 종이들을 눈 밖으로 치워주는 대가로 여러분에게 막대한 수수료를 받고 있습니다. 종이 정보를 디지털로 만들어 이러한 비용을 없애자는 주장이 가능하며, 경우에 따라 좋은 해결책이 될 수도 있지만, 이것은 10% 시장입니다. 다른 90%가 훨씬 더 흥미롭습니다.

 평균적인 기업 인력 세상의 중심이 기존의 데스크톱, 파일시스템, 팩스 기기를 컴퓨터, 랩톱, iPad의 가상 데스크톱이나 클라우드로 전환함에 따라, 정보에 대한 그들의 인식과 그 정보의 가치도 함께 변하고 있습니다. 

 프레젠테이션을 할 때 저는 관중에게 다음과 같은 질문을 하곤 합니다. 한 방에 불을 끌 수 있는 소화기를 여러분에게 주었는데, 데스크톱과 파일 캐비닛과 랩톱이 동시에 불타고 있다면, 무엇을 끄시겠습니까?  당연히 관중들은 랩톱을 지키겠다고 합니다. 사람들이 가치 있다고 여기는 것의 중요성을 이보다 잘 보여주는 것은 없다고 생각합니다.


 정말로 중요한 정보가 담겨 있는 곳은 컴퓨터이며, 이제는 데스크톱이나 파일 캐비닛에 그 정보가 있지 않습니다. 소송을 당하거나 감사를 받거나 조사를 받는 경우에는 어떨까요? 여전히 여러분은 제일 먼지 컴퓨터를 지키러 갈 것입니다. 이것이 문서 관리 산업이 받아들여야 할 현실입니다.
소화기를 어떻게 사용하시겠습니까?


Jeff Shuey

Business Development Manager, Seattle, WA
(사업 개발 매니저, 시애틀, 워싱턴)


 
 문서나 영수증을 찾느라 시간을 허비한 적이 있으신가요?

그렇게 찾았는데도 쉽게 찾을 수 없었나요?

이런 과정을 반복하면서 화가났었나요?
혹은 다른 생산적인 일에 쏟을 수 있는 시간을 허비했다는 생각이 들었나요? 

 

 다음에 대해 생각해봅시다.
여러분 회사의 거의 모든 사람이 위와 같은 패턴을 반복합니다. 매일! 
이것을 회사 인력의 수와 곱하고 1년 중 200일을 곱하면, 엄청난 숫자가 나오게 되겠죠?

  

 

   평균적인 조직:

  • 각 종이문서의 사본을 19개 만든다.
  • 각 문서를 정리 보관하는데 $20을 지출한다.
  • 20개 문서 중 1개를 분실한다.
  • 분실된 문서를 찾을 때마다 인거비로 $120씩을 지출한다.
  • 분실된 문서를 재작성하느라 25시간의 노무시간을 허비한다.

                                                                                             PricewaterhouseCooper




우리가 할 수 있는 일

아래는, 잘 고안된 문서 캡처 시스템을 적용하여 기업 콘텐츠 관리(ECM) 시스템을 창출하거나 확대하려 할 때 고려해야 할 몇 가지 정보들입니다.

 
단계 1:
제대로 스캔을 한다
Stephn Covey가 <성공하는 사람들의 7가지 습관> 에서 말했듯이, 목적을 확실히 하고 일을 해야 합니다. 목적하는 결과가 구체적이면, 캡처 (일명 스캐닝)를 할 때 무엇을 해야 하는지에 정리하는데 도움이 됩니다.


단계 2:

제대로 색인을 만든다
스캔할 문서나 가져갈 문서에서 추출하려는 것이 무엇인지 알아야 합니다. 일반적인 전략은, 전체 텍스트 검색을 하여 이미지를 흑백과 컬러 둘 다로 저장하는 것입니다. 이렇게 하면, 재수입이나 재가공 등 앞으로의 절차에 도움이 될 수 있습니다.

 

프로세스를 진행할 때에는 우발사고들을 많이 고려해야 합니다. 전문가들이 개입되어야 하는 이유가 이 때문입니다.

 

변명은 통하지 않습니다: 연기 귀신이나 북극곰 등 환상에 불과한 것을 탓해서는 안 됩니다! 


단계 3:
필요한 정보를 찾는다
이것은 최초의 스캐닝과 색인 만들기가 제대로 수행되었을 때 최종 결과입니다.

처음에 인덱스 데이터가 캡처되지 않은 경우에도, 두 번째에서 이미지를 재수입할 수 있습니다.  비록 이상적인 방법은 아니지만, 두 번째 기회가 주어지기는 합니다.  문서를 재수입하여 다시 색인을 만들려면, 우선 문서를 찾을 수 있어야 한다는 점을 기억하십시오. 


Tip. 처음부터 제대로 하는 것이 훨씬 더 좋습니다.


그렇다면, 조직에게 분실된 문서의 비용은?

처음에 제대로 정보를 캡처하지 못한 비용보다 큰가?
소송 위험이 있는가? 
앞선 계획을 위해 할 수 있는 일이 있는가?
여러분만이 이 문제에 답을 할 수 있으며, 여러분만이 프로세스의 처음부터 올바른 캡처 시스템 구축의 가치를 결정할 수 있습니다.

문서 캡처는 ECM 시스템의 첫 번째 단계입니다. 

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