어디에 보관을 하십니까? 책상, 캐비닛, 컴퓨터?

Roger Markham

Portfolio Business Manager, Distributed Scanners, Rochester, NY, USA
(포트폴리오 비즈니스 매니저, 스캐너, Rochester,NY, 미국 )

 사람들은 점점 더 과거만큼 종이 문서를 중요하게 생각하지 않습니다. 어디에서나 자유롭게 프린트할 수 있고 웹의 정보도 손쉽게 인쇄할 수 있다는 점이 종이를 정보의 2차적 매체나 3차적 매체로 떨어뜨린 요인입니다. 현재 1차 매체는 컴퓨터 입니다. 종이보다 데이터가 훨씬 더 중요합니다. 따라서 데이터를 배포할 다른 수단이 있다면, 종이는 불필요합니다. 종이를 분실하면, 하나 더 만들면 되고, 복사를 요청하거나 케이블 회사의 웹사이트에서 청구서를 검색하면 됩니다. 인쇄하고, 분실하고, 다시 돌아가 또 인쇄하면 됩니다.

 가치를 지닌 종이로 가득한 창고를 두는 이유는 그것을 불에 던져버리거나 분쇄기로 넣지않게 하기 위함입니다. Iron Mountain과 기타 회사들은 종이 보관으로 수입을 얻고 있으며, 여러분에게 의미 없는 종이들을 눈 밖으로 치워주는 대가로 여러분에게 막대한 수수료를 받고 있습니다. 종이 정보를 디지털로 만들어 이러한 비용을 없애자는 주장이 가능하며, 경우에 따라 좋은 해결책이 될 수도 있지만, 이것은 10% 시장입니다. 다른 90%가 훨씬 더 흥미롭습니다.

 평균적인 기업 인력 세상의 중심이 기존의 데스크톱, 파일시스템, 팩스 기기를 컴퓨터, 랩톱, iPad의 가상 데스크톱이나 클라우드로 전환함에 따라, 정보에 대한 그들의 인식과 그 정보의 가치도 함께 변하고 있습니다. 

 프레젠테이션을 할 때 저는 관중에게 다음과 같은 질문을 하곤 합니다. 한 방에 불을 끌 수 있는 소화기를 여러분에게 주었는데, 데스크톱과 파일 캐비닛과 랩톱이 동시에 불타고 있다면, 무엇을 끄시겠습니까?  당연히 관중들은 랩톱을 지키겠다고 합니다. 사람들이 가치 있다고 여기는 것의 중요성을 이보다 잘 보여주는 것은 없다고 생각합니다.


 정말로 중요한 정보가 담겨 있는 곳은 컴퓨터이며, 이제는 데스크톱이나 파일 캐비닛에 그 정보가 있지 않습니다. 소송을 당하거나 감사를 받거나 조사를 받는 경우에는 어떨까요? 여전히 여러분은 제일 먼지 컴퓨터를 지키러 갈 것입니다. 이것이 문서 관리 산업이 받아들여야 할 현실입니다. 소화기를 어떻게 사용하시겠습니까?