분실문서의 비용은?

Jeff Shuey

Business Development Manager, Seattle, WA
(사업 개발 매니저, 시애틀, 워싱턴)

문서나 영수증을 찾느라 시간을 허비한 적이 있으신가요?
그렇게 찾았는데도 쉽게 찾을 수 없었나요?

이런 과정을 반복하면서 화가났었나요?
혹은 다른 생산적인 일에 쏟을 수 있는 시간을 허비했다는 생각이 들었나요?

다음에 대해 생각해봅시다.
여러분 회사의 거의 모든 사람이 위와 같은 패턴을 반복합니다. 매일!
이것을 회사 인력의 수와 곱하고 1년 중 200일을 곱하면, 엄청난 숫자가 나오게 되겠죠?

평균적인 조직:

PricewaterhouseCooper

우리가 할 수 있는 일

아래는, 잘 고안된 문서 캡처 시스템을 적용하여 기업 콘텐츠 관리(ECM) 시스템을 창출하거나 확대하려 할 때 고려해야 할 몇 가지 정보들입니다.

단계 1:
제대로 스캔을 한다
Stephn Covey가 <성공하는 사람들의 7가지 습관> 에서 말했듯이, 목적을 확실히 하고 일을 해야 합니다. 목적하는 결과가 구체적이면, 캡처 (일명 스캐닝)를 할 때 무엇을 해야 하는지에 정리하는데 도움이 됩니다.

단계 2:

제대로 색인을 만든다
스캔할 문서나 가져갈 문서에서 추출하려는 것이 무엇인지 알아야 합니다. 일반적인 전략은, 전체 텍스트 검색을 하여 이미지를 흑백과 컬러 둘 다로 저장하는 것입니다. 이렇게 하면, 재수입이나 재가공 등 앞으로의 절차에 도움이 될 수 있습니다.

프로세스를 진행할 때에는 우발사고들을 많이 고려해야 합니다. 전문가들이 개입되어야 하는 이유가 이 때문입니다.

변명은 통하지 않습니다: 연기 귀신이나 북극곰 등 환상에 불과한 것을 탓해서는 안 됩니다!

단계 3:
필요한 정보를 찾는다
이것은 최초의 스캐닝과 색인 만들기가 제대로 수행되었을 때 최종 결과입니다.

처음에 인덱스 데이터가 캡처되지 않은 경우에도, 두 번째에서 이미지를 재수입할 수 있습니다. 비록 이상적인 방법은 아니지만, 두 번째 기회가 주어지기는 합니다. 문서를 재수입하여 다시 색인을 만들려면, 우선 문서를 찾을 수 있어야 한다는 점을 기억하십시오.

Tip. 처음부터 제대로 하는 것이 훨씬 더 좋습니다.

그렇다면, 조직에게 분실된 문서의 비용은?

처음에 제대로 정보를 캡처하지 못한 비용보다 큰가?
소송 위험이 있는가?
앞선 계획을 위해 할 수 있는 일이 있는가?
여러분만이 이 문제에 답을 할 수 있으며, 여러분만이 프로세스의 처음부터 올바른 캡처 시스템 구축의 가치를 결정할 수 있습니다.

문서 캡처는 ECM 시스템의 첫 번째 단계입니다.

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