SharePoint에 이상적인 캡처 전략이 있을까?

Jeff Shuey
비즈니스 개발 매니저, 시애틀, 워싱턴 
 


종이와 전자문서를 둘 다 처리하는 문제에 대해 기업들은 어떤 생각을 할까요? 최적의 방법이 있을까요? 올바른 방법이 있을까요?

간단한 대답 … 없습니다!
모든 기업에 통하고 적용되는 "이상적인" 캡처 전략이란 없습니다. 모든 기업은 저마다의 스캐닝(이른바 캡처), 프로세싱, 콘텐츠 범주화 등의 필요성을 가지고 있습니다.

어떤 기업들은 완벽한 종이 없음을 추구하기도 합니다. 이것은 감탄할만한 목표이자, 특정 기업에게만 통할 수 있는 목표일 수 있습니다. 사실상, 종이는 영수증, 청구서, 구매주문서, 우편물에 이르기까지 끊임없이 비즈니스 범주 내에 들어오게 될 것입니다.

희소식                                       

 
각 핵심 “캡처” 솔루션의 60-80%는 반복 가능하다고 봅니다. 즉, 핵심 컴포넌트를 계속 반복 사용하며 새 솔루션을 만들 수 있다는 뜻입니다.  혼합과 매치로 새로운 대상을 만들어낼 수 있는 레고 블록과 매우 비슷합니다.



쉽다는 뜻일까요? 아닙니다.
다른 것들처럼 작업의 90% 는 쉽습니다. 나머지 10%가 문제인데, 진정한 기술이 필요하다고 해서 마지막 마일 (Last Mile)이라고도 부릅니다. 이것은 지향하고자 하는 바입니다. 또한 이것은 SharePoint의 가장 큰 장점들 중 하나입니다. 그것은 바로 플랫폼입니다. 하나의 플랫폼으로서, ECM 솔루션을 이루고 있는 핵심 요소들 대부분을 포함하여 여러 가지 유형의 솔루션으로 만들 수 있습니다. SharePoint는 전문가의 부활(Rise of the Experts)을 허용합니다.

정말 좋은 소식
핵심 ECM 기술을 가진 사람들은 자신의 커리어를 확장할 수 있고 SharePoint 환경에 자신을 기술을 적용시킬 수 있습니다.

스캐닝, 데이터 추출, 문서 취급 및 가공, 문서 및 기록의 관리, 보관 등의 전문가들이 기업의 베스트 프렌드가 됩니다. 이 기술을 가진 전문가들은 오래 전부터 존재했습니다. 이들은 우리가 현재 기업 콘텐츠 관리 (ECM)라 알고 있는 산업을 만들어냄으로써 옛 방식으로 기술을 연마해왔습니다.

이들은 현재 존재하고 있는 수 많은 시스템들을 만들어낸 사람들입니다.  문서 관리, 기록 관리, 심지어 지식 관리라고도 부를 수 있으며, 이 모두가 기업 콘텐츠 관리의 포괄적인 정의 안에 속합니다.
 

 
이 포스트의 제목으로 돌아가서 …
SharePoint에 이상적인 캡처 전략이 있을까요?

여기에서의 핵심은, 오직 “캡처”가 첫 단계라는데 있습니다. 일단 종이나 전자 콘텐츠가 “캡처’되면, 종이나 전자 문서에 담긴 정보를 작동시키거나 쉬게 하기 위해 추가 단계들을 완수해야 합니다. 어떤 추가 프로세스와 단계들을 완수해야 하는지 알아내는 것은, 파트너 에코시스템과 내부 전문가들이 개입해야 할 부분입니다. 여기에서 바로 전문가의 부활이 등장합니다. ECM 기술을 가진 이들은 자기가 원하는 만큼 오랫동안 작업을 가지게 됩니다.

몇 가지 기억해둘 사항에 있는데, 저에게 이것은 리얼리티 체크이자, 절대로 간과해서는 안 될 변화 포인트입니다.

리얼리티 체크 1
• SharePoint는 디지털로 탄생된 콘텐츠를 쉽게 통합해주고, 콘텐츠가 다른 형태로 존재할 수 있도록 해준다. 
 
기존의 ECM 시스템도 이렇게 할 수 있지만, 기준 소매가격에서는 아니며, SharePoint의 시장침투율이 광범위하지도 않습니다. 

리얼리티 체크 2
• 너무 많은 벤더들이 보수적인 사고방식을 고집하고 있다. 
 
SharePoint는 모두 바뀔 것이며, 좋은 쪽으로 바뀔 것입니다. 캡처의 개념은 계속 이어지겠지만, 리얼리티는 성공적인 벤더는 오로지 캡처에만 매달릴 수 없다는 것입니다. 그들은 사고를 넓혀 다른 소프트웨어 솔루션과의 공조에 더욱 매진해야 할 것입니다.

어떻게 생각하십니까?
• SharePoint에서 캡처에 이상적인 전략이 있을까요?
• 캡처에서 “sweet spot”이란 무엇일까요?
• 캡처로 충분할까요? 오로지 캡처만 하면 회사가 살아남을 수 있을까요?